Przewoźnik musi spełnić naprawdę bardzo dużo różnych obowiązków i dysponować stosownymi dokumentami, które potwierdzą wywiązanie się z tych obowiązków. Wśród tych dokumentów wyróżniamy te związane z potwierdzeniem uprawnień do wykonywania przewozów czy dotyczące przewożonych towarów. Niektóre z tych dokumentów powinny się znajdować w siedzibie firmy, inne z kolei musi mieć przy sobie kierowca. Brak choćby jednego z wymaganych dokumentów może się skończyć karą nałożoną przez ITD.
Jakie dokumenty musi mieć przy sobie kierowca?
Każdy kierowca jest zobowiązany do posiadania przy sobie kompletu niezbędnych dokumentów. Zawsze może się zdarzyć, że zostanie poproszony o ich okazanie przez inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego, a inspektorzy ci mają prawo zażądać takich dokumentów właściwie w każdej chwili. ITD nie musi mieć żadnych podejrzeń w stosunku do kierowcy czy jego pracodawcy, by zarządzać dokumentów wymaganych postanowieniami prawa. Jakie dokumenty powinien mieć kierowca? Wyróżniamy aż 4 grupy takich dokumentów:
- dokumenty związane z pojazdem (np. ubezpieczenie, dowód rejestracyjny);
- zaświadczenie o dostępie firmy do rynku przewozowego;
- zaświadczenia kierowcy;
- dokumenty przewożonego ładunku (np. dokumenty CMR).
1. Dokumenty związane z pojazdem
Wśród tych dokumentów wyróżniamy:
- ubezpieczenie OC;
- dowód rejestracyjny pojazdu;
- upoważnienie do korzystania z samochodu;
- w przypadku przewozu towarów ADR lub gdy firma wykonuje transport żywych zwierząt odpowiednio: świadectwo zgodności pojazdu z wymaganiami umowy ADR i zatwierdzenie pojazdu przez powiatowego lekarza weterynarii;
- czasami również certyfikat EURO do zezwolenia międzynarodowego.
2. Zaświadczenie o dostępie firmy do rynku przewozowego
Kierowca musi mieć przy sobie dokumenty potwierdzające, że firma może działać na rynku przewozowym. Chodzi o uprawnienia transportowe takie jak licencja na wykonywanie transportu drogowego rzeczy oraz wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a także wypis z licencji wspólnotowej.
3. Zaświadczenia kierowcy
Ten rodzaj dokumentów potwierdza osobiste uprawnienia kierowcy pojazdu oraz ewidencjonuje jego czas pracy. Wśród dokumentów dotyczących kierowcy wyróżniamy:
- prawo jazdy;
- zaświadczenie o ważnych badaniach psychologicznych i lekarskich;
- kartę kierowcy;
- zaświadczenie o kwalifikacjach i szkoleniu okresowym;
- świadectwo kierowcy;
- zaświadczenie o działalności;
- dane z tachografu lub wykresówki.
Jeśli kierowca wykonuje transport niebezpiecznych towarów, musi też posiadać przy sobie certyfikat ADR, który uprawnia go do wykonywania takich przewozów.
4. Dokumenty przewożonego ładunku
W kabinie kierowcy powinny się zawsze znajdować dokumenty dotyczące przewożonych towarów, tj.:
- list przewozowy;
- świadectwo pochodzenia towarów.
Dodatkowo warto mieć też zawsze fakturę VAT na przewożony towar, kwit wagowy oraz dokument WZ.
- Jeśli kierowca realizuje transport szczególnych towarów, musi mieć przy sobie odpowiednio:
- świadectwo ATP (przewóz żywności i towarów, które szybko się psują);
- świadectwo ADR oraz instrukcje postępowania (przewóz materiałów; niebezpiecznych);
- zezwolenia na nienormatywne przejazdy;
- dokumenty niezbędne do przewozu odpadów;
- świadectwo fitosanitarne;
- dokumenty niezbędne do przewozu zwierząt (zaświadczenie o pochodzeniu zwierząt, licencja kierowcy, dokument zawierający planowany czas trwania przewozu).
Co kierowca musi mieć przy sobie w transporcie międzynarodowym?
Wspomniane wyżej dokumenty kierowca musi mieć przy sobie, realizując transport krajowy, natomiast w przewozach międzynarodowych konieczne są jeszcze dokumenty takie jak:
- CMR;
- licencja wspólnotowa;
- zezwolenie na międzynarodowy przewóz rzeczy;
- karnet TIR;
- karnet ATA;
- świadectwo kierowcy (jeśli kierowca nie jest obywatelem państwa członkowskiego UE);
- zezwolenie na przewóz kabotażowy;
- zezwolenie EKMT.
Jakie dokumenty muszą być w siedzibie firmy transportowej?
Inspekcja Transportu Drogowego ma prawo do przeprowadzania rutynowych kontroli w firmach transportowych. Uprawnia ją do tego Ustawa o transporcie drogowym. Inspektorzy ITD mają prawo żądać okazania dokumentów związanych z działaniem firmy i dokumentów ewidencjonujących pracowników.
1. Dokumenty związane z działaniem firmy
- certyfikatu kompetencji zawodowych przewoźnika;
- oryginału licencji oraz zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego;
- ubezpieczenia OC pojazdów;
- wykaz samochodów wykorzystywanych w transporcie;
- dokumenty związane ze spełnieniem warunków dobrej reputacji.
W tym miejscu warto wspomnieć też o tym, że przewoźnik musi przechowywać przez 12 miesięcy wykresówki pracowników oraz dane z tachografów. Te drugie powinny być przechowywane w postaci cyfrowych plików zapisanych na dysku komputera albo nośniku, np. pendrivie.
2. Dokumenty ewidencjonujące pracowników
Przewoźnik powinien prowadzić skrupulatną kontrolę czasu pracy kierowców, w tym czasu jazdy i przerw oraz odpoczynków. Kontroli powinno też polegać korzystanie z urządzeń rejestrujących czas pracy. Oczywiście powinien być on kontrolowany zarówno u kierowców zatrudnionych na umowę o pracę, jak i u tych, którzy są zatrudnieni na umowę zlecenie. Czas pracy musi być kontrolowany też u samego przedsiębiorcy, jeśli osobiście prowadzi on pojazd w celach zarobkowych. Niestety fakt, że w stosunku do przedsiębiorcy nie mają zastosowania takie same postanowienia jak w stosunku do pracowników, jego czas pracy również nie może być dłuższy, niż ustawowy. Dodatkowo konkretne ewidencję muszą się przechowywane odpowiednio przez 2 lub 3 lata.
- Ewidencja dotycząca kierowców zatrudnionych na umowę o pracę musi być przechowywana przez okres 3 lat.
- Ewidencja czasu pracy kierowców zatrudnionych na umowę cywilnoprawną oraz samego przedsiębiorcy powinna być przechowywana przez 2 lata.
Ewidencję taką można prowadzić na różne sposoby. Mogą to być dane z tachografu i wydruki z karty kierowcy, wykresówki, pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu lub inne dokumenty.
3. Akta pracownicze
Oprócz dokumentów związanych z czasem pracy przedsiębiorca musi przechowywać jeszcze inne dokumenty związane z zatrudnieniem kierowców.
- umowy o pracę/umowy zlecenia;
- dokumenty poświadczające warunku wynagrodzenia kierowców;
- kopie zaświadczeń lekarskich i psychologicznych kierowców;
- ksero praw jazdy kierowców;
- zaświadczenie o braku zatrudnienia u innych pracodawców;
- zaświadczenia o kwalifikacjach zawodowych i szkoleniach okresowych;
- wypisy ze świadectw kierowców.
Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia kierowców. Dodatkowo przedsiębiorca jest zobowiązany przez rok przechowywać także dokumenty związane z kontrolami przeprowadzonymi czy to w siedzibie firmy, czy na drodze. Mimo że dokumentacja ta jest bardzo obszerna, niestety nie można się uwolnić od konieczności jej posiadania, bo w razie jakichkolwiek braków Inspekcja Transportu Drogowego może nałożyć na przewoźnika dotkliwe kary, a te nigdy nie służą dalszemu działaniu czy rozwojowi firmy.
Aktem prawnym regulującym kwestie dotyczące przewozów krajowych jest przede wszystkim Ustawa o transporcie drogowym. W ustawie tej jasno opisano, jakie wymagania są stawiane przewoźnikom, którzy chcą wykonywać transport drogowy rzeczy i to zarówno pod kątem dokumentacji dostępnej w siedzibie przedsiębiorstwa, jak i tej, którą muszą ze sobą wozić kierowcy. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wyposażenie wszystkich swoich kierowców w zestawy niezbędnych dokumentów, którymi będą się mogli okazać na wypadek kontroli drogowej.
Część z dokumentów i zaświadczeń bardzo szybko traci ważność – np. badania lekarskie i psychologiczne, warunki zatrudnienia, czy wykazy samochodów w przypadku zakupu nowych lub zbycia posiadanych. Jedna z najważniejszych kwestii dotyczących prowadzenia firmy transportowej jest systematyczne uzupełnianie dokumentacji i aktualizowanie jej w przypadku jakichkolwiek zmian. Czasami może się zdarzyć, że mimo iż firma prowadziła swoją dokumentację poprawnie przez okres kilku lat, w danym momencie nie uwzględniła jednej ważnej zmiany i właśnie wtedy miała kontrola, która wykazała nieprawidłowości. Takie sytuacje się zdarzają i bez odpowiedniego nadzoru nie można ich uniknąć.
Źródło zdjęcia głównego: Depositphotos
